Пять способов оптимизировать ваши проекты и ресурсы как можно быстрее.
Институт по разработке программного обеспечения университета Карнеги-Меллона разработал Модель развития способностей людей (P-CMM), чтобы помочь компаниям управлять работниками умственного труда через глобальные границы, а также между старыми и молодыми поколениями. Подобно CMMI, P-CMM имеет пять уровней зрелости, но модель сосредоточена на необходимости совершенствовать способности рабочей силы как на различающем факторе в конкуренции.
Возможно, вы считаете эти вопросы неразумными, и, возможно, так и есть. Но мы живем в неразумном мире, где все преимущества должны реализовываться. Потому что, пока вы не в состоянии легко ответить на эти вопросы, подавляющее большинство ваших конкурентов может. Угадайте, кто имеет преимущество, когда речь идет о выполнении сложных, заслуживающих известности проектов?
К счастью, есть способы быстро получить эти знания. Сейчас имеется несколько превосходных программ, способных предоставить всю информацию, необходимую для дачи ответа на вышеуказанные вопросы, на одной инструментальной панели. Более того, можно в вашей компании внедрить систему, позволяющую извлекать выгоды из хорошо отслеживаемых проектов и ресурсов.
1. Знать, где ваши люди находятся и где они должны быть.
В любой организации немедленные выгоды знания того, что ваши работники делают в любой конкретный момент, должны быть вполне очевидны, ведь вы хотите, чтобы они работали над задачами, полезными для компании. Но если вы ошибочно думаете, что любое продвижение вперед полезно – роли становятся статичными и однообразными. Компании, в которых один и тот же работник делает одну и ту же работу длительное время, ослабляют себя и своих работников. В то время как роли бывают нединамичными, люди являются динамичными. Со временем работники могут наловчиться выполнять отдельные задачи и преуспеть в сферах, лежащих вне их обычных ролей.
Если вы не проявляете внимания, то можете лишиться продуктивности. Кроме того, ваши работники быстро потеряют интерес и станут недовольными. Внедрение системы, позволяющей работникам отслеживать время по отдельно взятым задачам, позволит вам узнать, в чем они наиболее эффективны. Вероятно, лучше всего они стараются в любимых ими задачах. Не надо менять служебные роли работников каждый день, но обдумайте изменение, когда факты показывают, что они отработали навыки в новой области.
2. Знать, какие именно люди и ресурсы есть у вас в наличии
Планирование проекта бывает очень длительным и трудоемким, но оно крайне необходимо для обеспечения благополучного выполнения проекта. Важный элемент – создание вашей группы. Эта задача сильно упрощается, когда вы знаете, кто именно есть в наличии (с нужными вам наборами навыков), и каким будет их график в течение проекта.
К примеру, если вы назначили работника на задачи и затем узнали, что работник запланировал свою ежегодную двухнедельную поездку в Акапулько на середину проекта, это вызовет лишний стресс. Если у вас есть автоматизированная система управления проектами, графики работников ясны, и любые просьбы об отпуске будет замечены. Вы также будете знать, над какими задачами работают другие работники, поэтому вы сможете предотвратить перегрузку ресурсов работой или назначение человека на неподходящие для него задачи.
3. Отслеживать время по отдельным проектам
Полезно отслеживать время, потраченное работником на проекты, но максимальную выгоду дает отслеживание каждого проекта отдельно. Это позволяет вам рассматривать каждый проект как уникальный элемент в прибыльности компании. Данная идея очень полезна при распределении ресурсов, так как вы будете знать параметры каждого проекта, касающиеся текущей загруженности компании. Тогда как слишком много показателей может парализовать принятие решения, неоднородные показатели позволяют вам выполнять проекты с хирургической точностью.
4. Анализировать использование ресурсов по сравнению с выполнением проекта
Пожалуй, это самая полезная функция отслеживания времени по отдельным проектам, поскольку она предотвращает пустую трату времени или денег. Если вы сравните время и ресурсы, потраченные на проект, с процентом выполнения, то сможете понять, какие проекты потребляют слишком много ресурсов и поэтому невыгодны. Это позволяет вам перераспределять ресурсы по проектам при необходимости или ликвидировать убыточные проекты. Всегда лучше выявлять проблемы раньше, и система динамического отслеживания предоставляет такую возможность. Иногда лучше прекратить невыгодное дело и идти дальше; расходы способны быстро выйти из-под контроля, усугубив ваше положение.
5. Вести журнал всех проектов
В долгосрочной перспективе владение журналом проектов будет очень ценно, хотя его создание отнимает много времени. Он позволяет производить оценку с высокой точностью: определить, сколько людей обычно требуется для завершения проекта; повысить точность бюджетов на основе масштаба; и улучшить сроки на основе общих параметров проекта. Даже наименее эффективные проекты становятся ценными, потому что из них можно почерпнуть столько же информации. Вы узнаете, что не сработало, какие факторы вызвали перерасход денег, и будете учиться на ошибках. Качественно ведите журнал и обеспечьте его доступность, так как он уменьшает число ошибок в самых важных деловых задачах, и экономит время и деньги.
Ни одно из описанных действий не является трудным, и при наличии действующей качественной автоматизированной системы отслеживания времени по проектам они занимают меньше времени, чем традиционные бумажные журналы учета рабочего времени. Коммерческие выгоды делают автоматизированную систему стоящей усилий, а экономия времени и ресурсов принесет огромную пользу вашей компании. Более глубокое понимание ваших процессов позволит вам действовать быстро и эффективно, и опережать любых конкурентов в выполнении важных (и прибыльных) проектов.