ГОСТ Р 54871-2011 ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ПРОГРАММОЙ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ
|
|
НАЦИОНАЛЬНЫЙ |
ГОСТ Р |
Проектный менеджмент
ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ПРОГРАММОЙ
|
|
Москва Стандартинформ 2012 |
Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 1.0-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения»
Сведения о стандарте
1 РАЗРАБОТАН Автономной некоммерческой организацией «Центр стандартизации управления проектами» (АНО «Центр стандартизации управления проектами»)
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 100 «Стратегический и инновационный менеджмент»
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 декабря 2011 г. № 1584-ст
4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок - в ежемесячно издаваемых информационных указателях «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет
Настоящий стандарт устанавливает требования к управлению программой на этапах ее формирования и реализации, при этом предметом стандартизации являются обязательные выходы процессов управления программой.
Стандарт не содержит требований к методам реализации процессов управления программой, а также требований, которые могут считаться обязательными лишь для определенного вида программ.
ГОСТ Р 54871-2011
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Проектный менеджмент
ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ПРОГРАММОЙ
Project management.
Requirements for program management
Дата введения - 2012-09-01
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает требования к управлению программой для обеспечения эффективного достижения целей и реализации выгод программы.
Требования настоящего стандарта могут быть применены для управления любыми программами независимо от их размера и уровня сложности.
Настоящий стандарт может быть использован в целях оценки соответствия управления программой установленным в стандарте требованиям.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
ГОСТ Р 54869-2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом
ГОСТ Р 54870-2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов
Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р ИСО 9000, а также следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 архив документов программы: Структурированный комплект документации по программе, представленный в бумажном и/или электронном виде.
3.2 бюджет программы: Документ, содержащий общую сумму финансовых средств, используемых программой, распределенных по статьям и временным периодам.
3.3 выгоды программы: Комплекс определенных положительных результатов и/или эффектов, получаемых в ходе выполнения и в результате реализации программы.
3.4 допущение программы: Фактор, который считается верным для программы без привлечения доказательств.
3.5 заинтересованные стороны в программе: Лица или организации, чьи интересы могут быть затронуты входе реализации программы.
3.6 изменение в программе: Изменение утвержденных ранее содержания, сроков, ресурсов, а также установленных процедур управления.
3.7 контрольное событие программы: Существенное событие программы, отражающее получение измеримых результатов программы или получение запланированных выгод.
3.8 корректирующее действие: Действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия плану программы.
3.9 ограничение программы: Сдерживающий фактор, влияющий на ход исполнения программы и/или возможность получения выгод программы.
3.10 предупреждающее действие: Действие, предпринятое для снижения вероятности и/или последствий отрицательных рисков программы.
3.11 программа: Совокупность взаимосвязанных проектов и другой деятельности, направленных на достижение общей цели и реализуемых в условиях общих ограничений.
3.12 проект: Комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений.
3.13 процесс: Совокупность взаимосвязанных действий, направленных на достижение определенных результатов.
3.14 расписание программы (календарный план программы): Документ, содержащий плановые даты исполнения работ и контрольных событий программы.
3.15 риск: Вероятное для программы событие, наступление которого может как отрицательно, так и положительно отразиться на результатах и/или выгодах программы.
3.16 управление программой: Централизованные координирующие действия, предпринимаемые для достижения целей и реализации (извлечения) выгод программы.
4 Организация управления программой
Ролевая (организационная) структура управления программами может в значительной степени различаться в зависимости от их специфики, но в каждой программе должны быть определены следующие роли:
- заказчик программы - физическое или юридическое лицо, определяющее цели программы, заинтересованное в получении выгод от реализации программы;
- руководитель программы - лицо, осуществляющее управление программой, непосредственно ответственное за достижение целей и выгод программы;
- куратор программы - лицо, осуществляющее административную, организационную, финансовую и иную поддержку программы;
- руководитель проекта программы - лицо, осуществляющее управление отдельным проектом, входящим в программу, и ответственное за результаты этого проекта.
Схема, иллюстрирующая основные понятия менеджмента программы и их взаимосвязь, приведена в приложении А.
5 Управление программой
5.1 Общие положения
Управление программой включает совокупность процессов управления, которые могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Отдельные процессы могут выполняться многократно в ходе реализации программы.
Последовательность процессов управления программой определяется условиями и спецификой конкретной программы, при этом:
- программа должна начинаться с процесса инициации программы;
- программа должна оканчиваться процессом завершения программы.
5.2 Процесс инициации программы
Цель процесса: обоснование необходимости реализации программы, определение основных параметров программы и формальный запуск программы.
Выходы процесса: определены и документированы следующие параметры программы:
- цели и критерии успешности программы;
- основные результаты программы;
- выгоды, которые должны быть достигнуты в результате реализации программы;
- предварительное укрупненное расписание программы по этапам;
- ограничения и допущения программы;
- предварительный укрупненный план финансирования программы;
- дата старта программы;
- заказчик программы;
- руководитель программы;
- куратор программы.
5.3 Процессы планирования программы
5.3.1 Процесс планирования содержания и выгод программы
Цель процесса: определение оптимального пути достижения целей и выгод программы, планирование содержания, а также уточнение, детализация и документирование промежуточных и итоговых результатов программы и выгод программы.
Выходы процесса:
- определен и документирован список выгод программы;
- определены и документированы измеримые критерии достижения (получения) выгод программы;
- определен и документирован список промежуточных и итоговых результатов программы;
- определены и документированы требования к результатам программы, их взаимосвязи, последовательность и сроки получения;
- определены проекты программы, а также перечень и состав другой деятельности (в том числе процессов), выполняемой в рамках программы;
- определена последовательность получения промежуточных и итоговых выгод программы;
- определена последовательность выполнения проектов программы и другой деятельности, выполняемой в рамках программы;
- определены и документированы цели и результаты для каждого проекта программы, а также для другой деятельности, выполняемой в рамках программы;
- определен и документирован порядок передачи результатов проекта, а также результатов выполнения другой деятельности, выполняемой в рамках программы, в программу.
5.3.2 Процесс разработки расписания программы
Цель процесса: определение сроков выполнения проектов программы, другой деятельности, выполняемой в рамках программы и всей программы в целом с учетом финансовых, ресурсных и других установленных для программы ограничений.
Выходы процесса:
- разработаны и документированы требования к разработке расписания для проектов программы и другой деятельности, входящей в программу;
- определены взаимосвязи между составными частями программы (проектами, другой деятельностью, входящей в программу);
- проведена оценка продолжительности проектов программы и другой деятельности, выполняемой в рамках программы;
- определены сроки реализации проектов программы, другой деятельности, выполняемой в рамках программы и всей программы в целом;
- определены сроки достижения (получения) промежуточных и итоговых выгод программы;
- сформировано и согласовано расписание программы;
- разработаны и документированы требования к регулярной отчетности по срокам реализации проектов программы и другой деятельности, выполняемой в рамках программы.
5.3.3 Процесс планирования бюджета программы
Цель процесса: определение порядка и объема обеспечения программы финансовыми ресурсами.
Выходы процесса:
- определена и документирована структура статей бюджета программы, позволяющая контролировать затраты на программу в ходе ее реализации;
- разработаны и документированы требования к разработке бюджетов проектов программы и другой деятельности, выполняемой в рамках программы;
- проведена оценка стоимости всех составных частей программы (проектов и другой деятельности, входящей в программу);
- определены источники и сроки финансирования программы;
- определен порядок распределения финансовых ресурсов между проектами программы и другой деятельностью, выполняемой в рамках программы;
- разработан бюджет программы;
- разработаны и документированы требования к регулярной отчетности по бюджету проектов и другой деятельности программы.
5.3.4 Процесс организационного планирования программы
Цель процесса: определение и создание организационной структуры для обеспечения управления и реализации программы. Выходы процесса:
- разработана и создана организационная структура (в том числе определены роли, их подчинение и взаимодействие), ответственная за обеспечение управления и реализации программы, и определен персональный состав данной структуры;
- определены и документированы функции, полномочия и ответственность для различных ролей участников программы.
5.3.5 Процесс планирования управления поставщиками программы
Цель процесса: определение порядка и объема обеспечения программы продукцией и услугами, приобретаемыми у сторонних организаций. Выходы процесса:
- проведен анализ необходимости закупки продукции и услуг, определен набор продуктов и услуг, которые необходимо закупить для достижения целей программы;
- определены сроки, в которые должны быть произведены закупки, а также условия (в том числе квалификационные и иные требования к поставщикам), при соблюдении которых они должны быть осуществлены;
- определены и документированы процедуры, в соответствии с которыми будут производиться выбор поставщиков и заключение договоров с ними в рамках программы.
5.3.6 Процесс планирования управления рисками программы
Цель процесса: определение основных рисков программы и порядка управления рисками программы.
Выходы процесса:
- выявлены и документированы наиболее значимые риски программы;
- проведены оценка и ранжирование по вероятности и степени влияния на достижение результатов и выгод программы всех идентифицированных рисков;
- разработаны мероприятия по изменению вероятности и степени влияния наиболее значимых рисков, а также созданы планы реагирования на случай возникновения таких рисков;
- определены и документированы правила управления рисками для проектов программы и другой деятельности, выполняемой в рамках программы, в том числе форма и периодичность обмена информацией о рисках программы и рисках проектов и другой деятельности, входящих в программу.
5.3.7 Процесс планирования коммуникаций программы
Цель процесса: обеспечение эффективного обмена информацией между лицами, участвующими в реализации программы и заинтересованными в результатах и выгодах программы. Выходы процесса:
- определены все участники информационного обмена в рамках программы, а также их потребности в информации;
- определены методы и средства распространения информации по программе;
- определена процедура разработки, согласования, утверждения, распространения, обновления документации программы, а также процедура ведения архива программы;
- определены места и правила хранения информации по программе;
- определены и документированы требования к отчетности для отдельных проектов программы и другой деятельности, выполняемых в рамках программы, и для программы в целом.
5.3.8 Процесс планирования управления изменениями программы
Цель процесса: определение порядка работы с изменениями в программе.
Выходы процесса:
- определен и документирован процесс работы с изменениями в программе, а именно:
а) классификация возможных изменений;
б) критерии для идентификации изменений в проектах и другой деятельности, выполняемой в рамках программы, по которым необходимо принимать решение на уровне программы;
в) уровни полномочий, необходимые для принятия решений по каждому классу изменений;
г) порядок выявления, согласования и утверждения изменений программы;
д) порядок доведения информации об изменениях до заинтересованных сторон в программе.
5.4 Процесс обеспечения исполнения программы
Цель процесса: скоординированное обеспечение проектов программы и другой деятельности, выполняемой в рамках программы, необходимыми трудовыми, материальными, финансовыми и информационными ресурсами для своевременного достижения целей и извлечения выгод программы с учетом существующих ограничений.
Выходы процесса:
- заключены контракты с поставщиками в соответствии с расписанием программы;
- получены и документально зафиксированы промежуточные и/или окончательные результаты программы, а также достигнутые (полученные) выгоды;
- выполнены намеченные корректирующие и предупреждающие действия;
- документация по программе (в том числе отчетность) актуализирована и размещена в архиве согласно принятым в программе правилам;
- изменения осуществлены согласно принятым в программе правилам.
5.5 Процесс запуска проекта программы
Цель процесса: своевременная инициация и запуск проекта в соответствии с расписанием программы.
Выход процесса:
- сформирован и утвержден документ, определяющий параметры проекта, установленные ГОСТ Р 54869 (подраздел 5.1).
5.6 Процесс контроля выполнения программы и управления изменениями программы
Цель процесса: оперативное выявление отклонений между текущими (фактическими) и плановым показателями программы по целям, выгодам, содержанию, срокам и бюджету; управление изменениями в соответствии с утвержденной процедурой управления изменениями.
Выходы процесса:
- документированы результаты регулярной проверки состояния программы, в частности отклонения от планов по выгодам, содержанию, срокам и бюджету. Выявленные отклонения проанализированы в целях определения причин их возникновения;
- на основании выявленных и проанализированных отклонений сформирован отчет по прогнозам исполнения программы;
- сформированы корректирующие и предупреждающие действия;
- отчеты о выполнении работ программы соответствуют утвержденной системе отчетности по программе;
- зафиксированы все запросы на изменения, требующие решения на уровне программы;
- приняты решения по зафиксированным запросам на изменения.
5.7 Процесс приемки результатов проектов и организация использования промежуточных выгод программы
Цель процесса: организация приемки результатов проектов программы для их передачи в другие проекты программы либо для применения полученных промежуточных или итоговых выгод.
Выходы процесса:
- полученные результаты проектов зафиксированы, проведена оценка соответствия полученных результатов зафиксированным в рамках процессов планирования требованиям к результатам;
- результаты проектов в соответствии с расписанием программы переданы для использования в другие проекты или для использования в другой деятельности, выполняемой в рамках программы;
- полученные выгоды зафиксированы, проведена оценка соответствия полученных выгод зафиксированным в рамках процессов планирования критериям достижения выгод;
- полученные выгоды в соответствии с расписанием программы переданы для использования в другие проекты или для использования в другой деятельности, выполняемой в рамках программы;
- все заинтересованные стороны проинформированы о возможности использования полученных результатов и выгод программы.
5.8 Процесс закрытия проекта программы
Цель процесса: подтверждение завершения и оценка результатов завершившегося (прекращенного) проекта, высвобождение ресурсов проекта для дальнейшего использования в программе, оценка достигнутых в проекте целей и полученных результатов.
Выходы процесса:
- проанализирован отчет о завершении проекта;
- документально зафиксирован факт закрытия (прекращения) проекта;
- архив завершенного проекта включен в архив документов программы;
- ресурсы (в том числе команда), использовавшиеся в рамках проекта, переданы в другие проекты программы (или для выполнения работ в рамках другой деятельности, входящей в программу) или выведены из программы.
5.9 Процесс завершения программы
Цель процесса: формальное закрытие программы.
Выходы процесса:
- сформирован финальный отчет о выполнении программы;
- дана формальная оценка успешности программы в соответствии с определенными для программы критериями успешности;
- сформирован отчет о достигнутых целях и полученных в рамках программы выгодах и предоставлен основным заинтересованным сторонам программы;
- расформирована организационная структура, ответственная за обеспечение управления и реализации программы;
- сформирован архив документов программы;
- команда программы и основные заинтересованные стороны проинформированы об окончании программы.
6 Требования к управлению документами программы
Форма, наименование и содержание документов программы могут отличаться в различных программах и зависят от специфики программы, договорных требований или требований организации, в рамках которой программа реализуется.
Документами программы необходимо управлять в соответствии со следующими требованиями:
- документы должны быть утверждены до их применения;
- необходимо обеспечить анализ актуальности документов и их своевременное обновление по мере изменения и соответствующую идентификацию версий документов;
- необходимо обеспечить наличие актуальных версий документов в местах их применения;
- необходимо обеспечить сохранение документов в течение установленных сроков и возможность их восстановления;
- необходимо обеспечивать уровень конфиденциальности документов согласно требованиям заказчика и других заинтересованных сторон программы;
- необходимо обеспечить предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и соответствующую идентификацию устаревших документов, оставленных для определенных целей.
Ключевые слова: проектный менеджмент, управление программой, оценка соответствия, заказчик программы, руководитель программы, куратор программы, процесс инициации программы